Privacidade no Help Desk de TI
Como o Help Desk da KSK trata os seus dados pessoais. Vale para quem abre e para quem atende chamados.
Quem é o responsável
A responsável pelos dados tratados nesta ferramenta (controladora) é a KSK ADMINISTRADORA DE CONSÓRCIO LTDA., CNPJ 62.798.475/0001-22, Alameda Araguaia, 2044, Torre 2, 9º andar, Barueri, SP. Este aviso complementa a Política de Privacidade e Proteção de Dados da KSK.
Onde a ferramenta funciona
O Help Desk usa o sistema GLPI e fica em um servidor da própria KSK, dentro da rede da empresa.
O que coletamos
- Dados do login: você entra com a sua conta Microsoft 365 da KSK. A Microsoft nos envia o seu nome, o seu e-mail corporativo, um código interno da sua conta e, quando houver, o seu perfil no Help Desk. A ferramenta não lê a sua caixa de e-mail nem os seus arquivos.
- O que você escreve no chamado: a descrição do problema, as mensagens trocadas e os anexos, como prints de tela.
- Histórico de atendimento: quem abriu o chamado, quem atendeu, o que foi feito e quando.
- Registros de acesso: endereço IP e data e hora de cada acesso, gravados pelo servidor.
Dados de outras pessoas: um print de tela pode mostrar dados de clientes, como uma tela do sistema de consórcio. Esses dados também ficam guardados no chamado. Por isso, anexe só o necessário: recorte o print na parte do erro e não escreva senhas.
Para que usamos
Só para atender as suas solicitações de suporte de TI: registrar o pedido, resolver, falar com você sobre ele e manter o histórico. Os registros de acesso servem para manter a ferramenta funcionando e segura. Não usamos os dados do Help Desk para outra finalidade.
Base legal
Tratamos esses dados para cumprir o contrato de trabalho e dar a você as ferramentas para trabalhar (Lei 13.709/2018, art. 7º, V) e, nos registros de acesso, pelo legítimo interesse da KSK em manter os sistemas seguros (art. 7º, IX). Não envie pelo Help Desk dados de saúde ou outros dados sensíveis.
Com quem compartilhamos
- Microsoft: confirma a sua identidade no login pela conta Microsoft 365 da KSK.
- Amazon Web Services (AWS): guarda uma cópia de segurança cifrada, em servidores na região de São Paulo.
- Nexus24: parceira que cuida do Bitrix24 da KSK. Vê e responde só os chamados da categoria Bitrix e recebe os avisos deles por e-mail.
Não vendemos seus dados nem os repassamos para publicidade. Veem os chamados você, quando o chamado é seu, as pessoas que você incluir como observadoras e quem tem perfil técnico ou de gestão no Help Desk, que é usado só para suporte de TI.
Por quanto tempo guardamos
- Chamados, anexos e histórico: pelo período necessário ao atendimento, respeitando os prazos legais e regulatórios de retenção previstos na Política de Privacidade da KSK.
- Registros de acesso: guardados por 14 dias e depois apagados.
- Cópias de segurança: feitas todos os dias. A cópia no servidor da KSK é apagada em 7 dias, e a cópia na AWS é programada para ser apagada após 30 dias. Um dado apagado da ferramenta pode continuar nas cópias por cerca de 30 dias.
Seus direitos
Você pode pedir à KSK: confirmação de que tratamos dados seus e acesso a eles; correção de dados incompletos ou errados; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários; informação sobre com quem compartilhamos; e oposição ao tratamento, se achar que ele não respeita a lei. Alguns registros podem precisar ser mantidos, por exemplo para a segurança dos sistemas. Quando isso acontecer, explicamos o motivo na resposta.
Como falar com a gente
Para exercer os seus direitos de titular, escreva para privacidade@kskconsorcio.com.br, o canal previsto na Política de Privacidade da KSK. Pedir não tem custo.
Dúvidas sobre o uso do Help Desk: helpdesk@ksk.com.br.